Gegenwart und Zukunft der Apostille

Viele ausländische Dokumente sind nur mit einem Stempel gültig. Das soll sich ändern

21.07.2016 | 09:09
Ganz so schlimm wie bei dieser Arbeitsbeschaffungsmaßnahme der indischen Bürokratie ist es in der EU nicht. Aber ein bisschen schon.

Es gibt so ein paar Begriffe, mit denen sich auch ein juristischer Laie in Spanien ganz zwangsläufig beschäftigen muss, die sogenannte Apostille gehört sicher dazu. Das ist ein Stempel, mit dem beispielsweise ein behördliches oder notarielles Dokument aus Deutschland auch in Spanien Gültigkeit erlangt.

Als die Apostille eingeführt wurde (Haager Konferenz für Internationales Privatrecht: 12. Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961) war dies eine großartige Neuerung, die von vielen begrüßt wurde. Zuvor gab es nur das Legalisierungsverfahren, das elend lange dauerte, bei dem zunächst die Urkunde von der vorgesetzten Behörde im eigenen Land beglaubigt werden musste, dann ging sie an die Botschaft oder konsularische Vertretung des fremden Landes und wurde dort „überlegalisiert", was dann gegebenenfalls sogar noch vom Außenministerium bestätigt werden musste. Erst dann konnte sie, nach der entsprechenden beglaubigten Übersetzung in einem anderen Land, verwendet werden, ein echter Albtraum!

Mit der Apostille wurde dies nun endlich anders. Mit einem einfachen Stempel (der „Apostille") der jeweils vorgesetzten Behörde war das Dokument auch in dem anderen Land gültig und konnte dort verwendet werden. Die Apostille war ein Erfolgsmodell nicht nur für Deutschland oder die EU. Bis heute sind dem Abkommen 107 Staaten beigetreten.

In der EU wird nun der nächste Schritt anvisiert, und wie immer bei Behörden braucht das einen langen Anlauf. Bereits seit 2009 (Stockholmer Programm von 2009) war „ein offenes und sicheres Europa im Dienste und zum Schutz der Bürger" geplant. Klingt gut, und lohnen würde sich das schon: Zwölf Millionen EU-Bürger studieren, arbeiten und wohnen in einem Mitgliedstaat, dessen Staatsangehörigkeit sie nicht besitzen. EU-Bürger genießen innerhalb der EU volle Freizügigkeit und haben das Recht, überall in der EU wie ein Inländer behandelt zu werden. Doch wie sieht das in der Praxis aus? Auch das (neue) Wohnsitzland verlangt Papiere: Geburtsurkunden, Heirats- oder Scheidungsurkunden, Führungszeugnis €

Womit wir wieder bei der Apostille wären. Die Europäische Kommission formulierte im Dezember 2010 in ihrem Grünbuch „Weniger Verwaltungsaufwand für EU-Bürger: Den freien Verkehr öffentlicher Urkunden und die Anerkennung der Rechtswirkungen von Personenstandsurkunden erleichtern" fünf konkrete Vorschläge. Das klang schon wieder gut, aber es dauerte bis zum 24. April 2013, bis ein Vorschlag für eine „Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates zur Förderung der Freizügigkeit von Bürgern und Unternehmen durch die Vereinfachung der Annahme bestimmter öffentlicher Urkunden innerhalb der Europäischen Union" auf den Weg gebracht wurde.
Drei Jahre danach und sieben Jahre nach Stockholm, scheint es nun weiterzugehen. Na klar, ganz so schnell geht das natürlich nicht, wenn so viele Länder mitreden dürfen. Der erste Schritt besteht darin, dass bestimmte ausgesuchte Dokumente, insbesondere aus dem
Bereich des Standesamtes, auch ohne Apostille in einem anderen EU-Land gültig sind. Voraussetzung dafür ist (nur), dass sie auf einem mehrsprachigen Formular ausgefertigt sind, womit auch gleichzeitig eine beglaubigte Übersetzung entfällt.

Dazu muss nicht einmal viel geändert werden: Mehrsprachige Formulare werden schon heute, etwa bei einer internationalen Sterbeurkunde verwendet.

Leider gelten die geplanten Erleichterungen nicht, wie anfangs einmal geplant, durchgängig für alle Dokumente, für die derzeit (noch) die Apostille benötigt wird. Sie gilt nur für: Geburtsurkunden, Lebendbescheinigungen, Sterbeurkunden, Namensbescheinigungen, Ehefähigkeitsbescheinigung, Scheidung, Eintragung oder Löschung in einem Partnerschaftsregister, Abstammungsbescheinigung, Adoption, Wohnsitzbescheinigung, Bescheinigung über Nationalität, polizeiliches Führungszeugnis.

Ein bisschen Kontrolle bleibt aber: Um die Echtheit öffentlicher Urkunden zu gewährleisten, soll ein effektives System für die Verwaltungszusammenarbeit eingeführt werden und zwar durch das Binnenmarkt-Informationssystem (IMI). Das IMI enthält eine Funktion für die Speicherung von Mustern öffentlicher Urkunden, die dann für eine Überprüfung genutzt werden kann.

Sobald diese neue EU-Verordnung erlassen ist, haben die Mitgliedstaaten 2,5 Jahre Zeit, um im jeweils eigenen Land die Voraussetzungen für eine Umsetzung der Richtlinie zu schaffen. Damit wird es fast zehn Jahre gedauert haben, bis die EU letztlich mit einem Riesenaufwand eine Mini-Reform durchgesetzt hat. Urkunden im Bereich von Unternehmen und Gesellschaften (die ja irgendwie auch zu der EU gehören) wie auch notarielle Urkunden, die man gerade hier in Spanien an jeder Ecke vorzeigen muss, blieben außer Betracht. Aber immerhin wissen wir jetzt, wie lange das ungefähr noch dauern wird €

Der Autor ist Rechtsanwalt und Abogado mit Kanzleien in Frankfurt und Palma, www.dr-reichmann.com, Tel.: 971-91 50 40.

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