Ist die Digitalisierung auf Mallorca ins Stocken geraten?

Viele Amtsgänge können auf Mallorca mittlerweile online erledigt werden – doch nicht immer klappt es. Fragen an den Generaldirektor für digitale Strategie und Vereinfachung der Verwaltung

Theoretisch reichen wenige Klicks für den Amtsgang auf den Balearen.

Theoretisch reichen wenige Klicks für den Amtsgang auf den Balearen. / dpa

Alexandra Wilms

Alexandra Wilms

Viele Behördengänge können oder müssen auf Mallorca mittlerweile online erledigt werden. Doch gerade Ausländer tun sich oft schwer damit. Francisco Cánovas, Generaldirektor für digitale Strategie und Vereinfachung der Verwaltung auf den Balearen, stellt eine Verbesserung in Aussicht. Herr Cánovas, wie bewerten Sie den aktuellen Stand der elektronischen Verwaltung auf Mallorca?

In den vergangenen Jahren sind große Fortschritte erzielt worden. Ein Schlüsselmoment war sicher die Pandemie, welche die Verwaltung gezwungen hat, viele Behördengänge online zu ermöglichen. Allerdings ist noch Luft nach oben, die Verwaltung bewegt sich nicht eben schnell. Unsere Ziele für die Legislatur 2024-2027 sind deshalb ein weiterer Ausbau der Digitalisierung und eine Vereinfachung der Verfahren. Wir wollen, dass die Bevölkerung die öffentliche Verwaltung nicht als Problem wahrnimmt, sondern vielmehr als Lösungsanbieter sieht.

Wo hakt es denn Ihrer Ansicht nach bei der Digitalisierung?

Ich kann nur für die Verwaltungsebene der Balearen-Regierung sprechen. Es gibt in der digitalen Verwaltung drei Phasen: den Verfahrensbeginn, die Bearbeitung und die Benachrichtigung. In Phase eins sind wir gut aufgestellt, 80 Prozent aller Vorgänge und Anträge, die wir erhalten, sind von den Bürgern digital eingereicht worden. Auch die abschließende Benachrichtigung erfolgt online. Das Problem ist die Bearbeitung innerhalb der Behörden. Es hat wenig Sinn, wenn digitale Anträge auf Fördergelder für die Bearbeitung erst ausgedruckt werden müssen. Das führt dann beispielsweise dazu, dass sich 8.000 Anträge auf Hilfen für die Installation von Solaranlagen anstauen. Problematisch ist auch, dass jede Conselleria (Landesministerium, Anm. d. Red.) eigene Applikationen hat, das wollen wir vereinheitlichen. Und damit erreichen wir, dass die Bearbeitung zu 100 Prozent digital erfolgt.

„Das Problem ist die Bearbeitung  in den Behörden“

„Das Problem ist die Bearbeitung in den Behörden“: Generaldirektor Francisco Cánovas. / MZ

Wie soll die Vereinfachung nun aussehen?

Sie beruht auf drei Säulen: Gesetzen, Prozeduren und Dokumentation. Wir wollen das Gesetzeschaos entwirren, bei dem es teils drei oder vier Gesetze zur gleichen Thematik gibt und der Bürger nicht erkennen kann, welches denn jetzt gilt. Bei den Prozeduren wollen wir verstärkt auf verantwortliche Erklärungen setzen, und in Sachen Dokumentation auf Interoperabilität, damit verschiedene Behörden untereinander auf Informationen zugreifen können und die Bürger bei Online-Vorgängen nicht wiederholt die gleichen Daten angeben müssen. Bisher fehlte es vor allem an Geld und Sachmitteln für diese Umsetzung, jetzt haben wir mit einer eigenen Generaldirektion im Wirtschafts- und Finanzministerium das politische Gewicht, größere Projekte anzugehen.

Bei einem spanienweiten Vergleich der regionalen digitalen Verwaltung schnitten die Balearen 2022 bei der „Grenzüberschreitenden Dimension der Dienste“ noch schlecht ab. Wie soll der Zugang für nicht nationale Residenten aus Europa verbessert werden?

Wir sind uns der Schwierigkeit bewusst und wissen, dass wir auf den Balearen eine große Anzahl von EU-Bürgern haben, die auf die öffentlichen Dienste zugreifen müssen. Wir haben bereits 140.000 Euro investiert, um zu ermitteln, wie unsere elektronische Verwaltung an das einheitliche digitale Zugangstor zur Verwaltung (Single Digital Gateway, SDG) angepasst werden muss. Auf Grundlage der Ergebnisse haben wir mittlerweile einen Auftrag vergeben, um die entsprechenden Anforderungen in den nächsten zwei Jahren umsetzen zu können. Danach werden wir vollständig in das einheitliche digitale Zugangstor integriert sein und so die Dienste an die Bedürfnisse der EU-Bürger angepasst haben.

"Natürlich gibt es nach wie vor Menschen ohne Internetzugang oder die sich mit der digitalen Verwaltung schwertun. Deshalb haben wir ein System namens „Apodera“ eingeführt, mit dem gerade älteren Menschen beispielsweise ihre Enkel oder andere Vertrauenspersonen online bevollmächtigen können, digitale Behördengänge für sie zu übernehmen."

Nicht nur Ausländer sind oft überfordert, auch ältere Menschen scheitern daran, Behördengänge online zu erledigen. Wie soll diese „digitale Kluft“ überwunden werden?

Natürlich gibt es nach wie vor Menschen ohne Internetzugang oder die sich mit der digitalen Verwaltung schwertun. Deshalb haben wir ein System namens „Apodera“ eingeführt, mit dem gerade älteren Menschen beispielsweise ihre Enkel oder andere Vertrauenspersonen online bevollmächtigen können, digitale Behördengänge für sie zu übernehmen. Aber wir dürfen auch den persönlichen Service nicht aus den Augen verlieren. Wir werden mehr Anlaufstellen für jene schaffen, die beispielsweise als Ausländer größere Probleme haben, an digitale Zertifikate zu kommen oder sich mit elektronischer Verwaltung schwertun. Man darf beim digitalen Wandel nicht die vergessen, die keine digital natives sind.

Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente, Cl@ve Firma … die unterschiedlichen Typen der Online-Identifizierung Cl@ve, die für die Interaktion mit Behörden benötigt werden, sorgen oft für Verwirrung. Wäre es nicht sinnvoller, wenn es nur eine Identifizierung für alles gäbe?

Das Cl@ve-System wird von der Zentralregierung in Madrid verwaltet. Die verschiedenen Typen orientieren sich an den verschiedenen Bedürfnissen der Bürger oder Unternehmen. Bisher gingen sie mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen einher. Auch da wird derzeit harmonisiert, eine elektronische DNI (der spanische Personalausweis, Anm. d. Red.) oder das elektronische Zertifikat erlauben mittlerweile die gleiche Zugriffsberechtigung wie Cl@ve PIN. Vermutlich gibt es in ein paar Jahren statt sechs nur noch drei Identifizierungen. Aber man muss eben immer Alternativen bieten, jeder braucht etwas anderes.

Welche Online-Identifizierungen gibt es?

Cl@ve Permanente: Online-Identifizierung mit selbst gewähltem Passwort, das dauerhaft gültig ist, vor allem für Nutzer die häufig mit der elektronischen Verwaltung zu tun haben.

Cl@ve PIN: Online-Identifizierung, die wegen zweifacher Authentifizierung noch sicherer ist. Das Passwort wird für jeden Vorgang einzeln generiert. Eher für Nutzer, die nur gelegentlich Behördengänge online erledigen.

Cl@ve Móvil: Benutzerfreundliche Handy-App mit großen Symbolen und Schrift, die die Identifizierung über Cl@ve PIN per Mobiltelefon ermöglicht

Cl@ve Firma: Ermöglicht nicht nur die Identifizierung, sondern auch eine rechtsgültige elektronische Unterschrift. Am besten gleich bei der Registrierung der Cl@ve mit beantragen.

Certificado electrónico: Elektronische Unterschrift, wird als Zertifikat im Browser installiert.

Informationen zu den verschiedenen Cl@ves und deren Beantragung finden Sie auf unserer Website.

Eine Liste von Anlaufstellen für die persönliche Hilfe in Sachen Cl@ve gibt es auf der Website der Landesregierung. Hier der direkte Zugriff.

Rat vom Experten:

Thomas Fitzner, Abteilungsleiter für Residenten bei der PlattesGroup, rät Mallorca-Residenten zum „certificado electrónico“: „Mit dieser elektronischen Unterschrift kann man eigentlich alle notwendigen Online-Behördengänge erledigen.“ Wem die Beantragung des „certificado“ im Internet zu kompliziert ist, der kann dafür auch Fachleute beauftragen.

Wie steht es mit der Cl@ve-Akzeptanz unter den Einheimischen? Man braucht sie ja für Apps wie IBSalut bei der Gesundheitsversorgung oder GestIB bei den Schulen.

Die beiden Beispiele sind just Applikationen, die nicht von meiner Behörde, sondern vom balearischen Bildungs- oder Gesundheitsministerium abhängen. Das wollen wir, wie schon gesagt, zentralisieren. Trotzdem kann ich sagen, dass sie sehr gut angenommen werden. Natürlich gibt es immer irgendetwas zu verbessern, aber mit der IBSalut-App kann man in wenigen Sekunden per Handy den nächsten freien Arzttermin sehen und auswählen, per GestIB mit wenigen Klicks die Schulanmeldung der Kinder vornehmen oder ihre Zeugnisse einsehen. Ich finde, beide funktionieren gut.

Trotzdem kommt es bei manchen Vorgängen zu Fehlermeldungen oder Abstürzen. Woran liegt das?

Das ist schwer zu beurteilen, da muss man sich den Einzelfall anschauen. Bei der Beantragung von Fördergeldern kann es zu Problemen kommen, wenn zeitgleich sehr viele Anträge eingehen. Dann wird der Vorgang aber nicht abgebrochen, sondern kann schlicht nicht begonnen werden. Wenn während des Vorgangs Fehler entstehen, kann es beispielsweise an einer gescheiterten Datenabfrage bei einer anderen Behörde liegen. Nicht zuletzt deswegen werden Apps und Anwendungen ständig verbessert, um die sogenannte Fehlertoleranz zu erhöhen. In Sachen Ausrüstung stehen wir jedenfalls gut da und haben ausreichend Server, um einen problemlosen Betrieb zu garantieren.

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